宋保强：管理信息化 你不知道的轻松捷径

　　上文中我们提到，很多人工作没有效率的原因是没有计划性。但是很多人不喜欢进行工作计划，认为计划没有变化快。在中小企业里这种现象尤其严重，经常是一周内的工作都不能按照计划完成。但是计划的重要性在于明确工作的方向和节奏。只有按照计划工作，工作才有效率。后来的结果也证明这一点。

　　所以，在工作日志的第二部分“下周工作计划”中，必须引导员工进行计划、而且还要引导员工计划做重要的工作。也就是说，除了例行的支持工作外，计划要做的事情只有重要紧急和重要不紧急之分。

　　设计中,下周计划要做的工作任务只有重要和例行，没有紧急不重要的事情。也就是说，不准员工去做一些紧急不重要的事情。如果做了，往往在总结时就是计划外任务了。很容易被管理者发现。

　　在上图中，“此项工作任务需要哪些资源支持”的选项设计是为了让员工明白，为了保证下周工作按计划进行，必须和其他部门的计划配合起来。公司中几乎任何工作都需要团队的配合才能完成，所以要保证工作的计划性必须和其他团队成员的计划匹配。

　　辛苦了半天，我们看看按照上述思路设计的工作日志通过网络调查系统的实际实现效果如何。

　　笔者清楚地记得，试用的第一周，团队的工作总结写的都是完成和进行中，竟然没有延误的。

　　据笔者的判断，很多员工的工作发生了延误，但由于面子问题，不愿意选择“延误”，而是选择填写了“进行中”。从上图看，接近一半(46.7%)工作是进行中。所以，部门最大的问题是工作不能按照计划完成。

　　第二周，33.3%工作任务是进行中，这其中也有很多是发生了延误，而不是进行中。但毕竟比第一周的46.7延误率有所减少，日志开始见效果了。如图6所示。

　　第三周，只有18.2%的工作任务是进行中，延误率(表面是进行中)从第二周的33.3%减少了几乎一半。

　　从三周的结果比较来看，整个部门的工作计划性得到了快速地提高。同时，这种用调查收集工作日志的办法还有一个最让人兴奋的功能，就是管理者可以利用调查的统计功能从整体上看部门的工作表现。比如我们从下面的统计结果可以看出整个部门是对美工的需求是最高的，而对研究部门的需求几乎没有。这可能说明和研究部门的配合有问题。

　　当然，我们可以从每周的统计结果变化来分析出很多问题。这些都是用邮件和Excel甚至专门的绩效管理软件都很难做到的。

　　总结来说，利用在线调查进行工作日志管理的最大优势在于灵活性和整体的统计分析功能。使用前，公司个性需求随心所欲。使用后，整体工作管理得心应手。