办公节能 别丢了绿色这块“蛋糕”

　　日前，在北京市地坛公园附近的一家商务会所，立思辰公司举办了以“绿色办公，节约制胜”为主题的战略发布会。

　　据CCID的统计，在目前我国的文件外包服务中，立思辰公司本土企业排名第一，

　　整体市场第二，仅次于富士施乐公司，在本土企业中独占鳌头。在其另一项视频会议解决方案服务中，立思辰在全国排名第一。由于立思辰的核心业务均围绕绿色办公展开，可以说，立思辰是我国绿色办公服务产业的代表，是这一产业的先驱者。

　　何谓绿色办公

　　绿色办公指的是利用各种软件硬件与服务措施，使企业的消耗降低，减少对环境的污染，而又不降低效率的办公方式。而由此衍生出的，是绿色办公服务业。

　　就拿打印机来说，试想，如果一个企业在每台办公桌前都配置一台小型打印机，每一年墨盒、硒鼓等材料的消耗会是一个什么状态?而能耗，以及对员工健康影响这种隐形消耗又会是一个什么状态?此外，这些打印机的利用率又会是怎样的?答案不言而喻。

　　如果通过专业服务商利用适当的软件组建网络，将所有计算机都连接到高生产率的共享网络打印机上，采取刷卡等方式进行打印计费管理，并且将打印机远离员工，又会成为一种什么样的状态?首先会让耗材消耗成倍减少；其次降低能耗；再次让打印机管理可能性加大，让管理者了解每一个员工打印花了多少费用；最后还可以提高打印机的利用效率，更不用说对于员工健康的维护了。因而，这种改变是一种很有绩效的改变。

　　上面提到的前一种方式是传统办公方式，后一种就是绿色办公中的文件外包服务的一种形式。在国内，了解文件外包服务的人并不多，宣传报道也很少。据立思辰公司董事长池燕明先生介绍，文件外包服务是企业将所有文件设备(打印，复印，传真机等)的运营及部分文件管理工作外包给专业的服务商，由其对设备进行必要调整及优化配置，利用文件管理软件部署，同时全面接管设备的运营，耗材的更换和维护等等；用户只需要“按需打印”并“按张付费”即可，无需为耗材和设备进行维护。

　　可能会有用户考虑到保密问题，以及资产归属问题，池总做了很详细的说明。其一，文件外包服务人员会与用户签署保密协议，同时不会对需要保密的文件内容进行管理，由客户自己进行相应管理操作；如果是不特别需要保密的内容，完全可以交给文件外包服务商，由其负责按相关要求制作，打印等等。其二，对丁资产归属问题，这就涉及到文件外包服务的两种形式了。一种是由服务商提供设备，可以按照客户要求选择文件设备的品牌，软件的种类，等等，客户只需要使用服务即可；另一种是对于资产占有有特殊要求的客户，如政府类，可以由其自行购置设备，而服务商只提供相应的管理维护服务。

　　举一个例子，中国国航的下属子公司早在2000年就与立思辰公司签订了文件外包5年服务合同，2005年续签合同，涵盖了其全部文件服务。这是一个典型的文件外包服务，包括了全部文件输出和文件后期制作，实现了设备的网络监控和软件管理，成本结构清晰可靠。从效果来看，将网络连接率从5%提高到了93%，设备冗余下降了63%，人均设备占有率下降了56%，文件输出量提高的同时成本下降了15%。由此我们可以看出，文件外包服务所提供的是一种节约，高效，环保，健康的服务。

　　除了文件外包服务，还有很多绿色办公服务的形式，如视频会议管理服务，视音频解决方案服务等等，这些都可以帮助企业实现节能降耗目的。在发达国家，大企业中85%已采用文件外包，而我国目前该市场刚启动。根据国外权威调研机构测算，若我国的文件外包应用比例达到发达国家水平，保守估计每年可为企业节约上百亿元人民币。

　　现状与展望

　　中国国际航空股份有限公司最近与立思辰展开合作，接受文件外包服务。国航资产管理部固定资产部的高级经理李德祥先生在访问中表示，接受这一服务，一方面是由于其子公司的成功案例，另一方面国航已经接受了立思辰的视频会议解决方案，对立思辰公司有了足够的信任。应用这种通用设备租赁外包方式，国航预计能够降低15%-2%的成本。此外，部门成本核算问题一直困扰大多数企业。而文件外包服务是解决这个问题的一个好的方式，因为这种方式可以很清楚地列出各部门文件设备的使用情况。国航会逐渐朝着低成本高效率的绿色办公模式发展。

　　目前，我国接受文件外包服务的企业仅有5%，而世界500强有85%以上采用了这一服务。根据盖洛普公司的分析，这一服务可以为企业降低文件处理成本10%-25%。这说明，我国的文件外包服务具有非常大的潜力，尤其是政府部门，接受文件外包服务的还廖廖无几，这一市场前景不言而喻。立思辰公司已经连续三年保持了50%以上的增长率，并预计还将在未来几年内每年保持30%以上的增长，这样的增长率令人惊叹。

　　在高速增长的背后，有些问题令人担忧。仅就国内目前的绿色办公服务行业来说，国内企业十分孱弱。还是举文件外包服务的例子，富士施乐这一巨头占据了全国一半以上的市场份额，而前十名的服务商中，也只有立思辰属本土企业。这说明，我国目前对于绿色办公还不够重视，还不能够与国外服务商分庭抗礼，增加对于绿色办公服务产业的重视并加大对这一产业的扶持，是有必要的。

　　这一产业目前最大的瓶颈，是人们还不够了解这一产业，此外，我国小企业由于规模效应不足，难以开展像大企业一样的成本节约效果明显的文件外包服务，而一些大企业的决策者不了解这种服务的同时，观念也有问题，也使得这种服务的开展难度增加了很多。

　　绿色办公服务是一个还处在萌芽阶段的新兴产业，但已经展露出了让人惊叹的发展前景，国家政府部门目前已经出台一系列政策在扶持鼓励外包服务产业，如果能持续加大出台一些相关政策手段对这一产业加以扶持和一定的保护，幼苗肯定会很快长成参天大树。